Deel 2: Is een corona reorganisatie onvermijdelijk?

De implementatie van de nieuwe organisatie en de gevolgen voor medewerkers

Veel ondernemingen zien een ‘corona-reorganisatie’ als onvermijdelijk om een faillissement te voorkomen. Maar wat komt hier juridisch allemaal bij kijken? In deel 1 heb ik de belangrijkste stappen voor het voorbereiden van een reorganisatie op een rij gezet. Nu sta ik stil bij het uitvoeren van de reorganisatie, ofwel de implementatiefase. Hierbij maak ik onderscheid tussen het invoeren van de nieuwe organisatiestructuur (op welke wijze gaan we verder?) en het afscheid nemen van medewerkers.

Nieuwe organisatiestructuur

In de voorbereidingsfase is bij het opstellen van het reorganisatieplan al een vergelijking gemaakt tussen de organisatiestructuur in de oude en de nieuwe situatie. In dit plan is een overzicht opgenomen van de aantallen en soorten functies, verdeeld over de verschillende afdelingen.
Wanneer er enkel sprake is van krimp - er is minder FTE nodig voor een functie en/of bepaalde functies verdwijnen - levert de invoering van de nieuwe organisatiestructuur over het algemeen weinig problemen op. In dit geval kan door toepassing van het afspiegelingsbeginsel (zie kader) de ontslaglijst worden opgesteld.
Wanneer er sprake is van ‘uitwisselbare functies’ (op basis van functie-inhoud vergelijkbare functies), kan het nodig zijn om over te gaan tot overplaatsing van medewerkers naar andere afdelingen.
 

Afspiegelingsbeginsel Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen bepaalt het zogenoemde afspiegelingsbeginsel de volgorde van de ontslagen. Dit betekent dat de leeftijdsopbouw binnen deze functie voor en na de ontslagen zo veel mogelijk gelijk blijft. Per leeftijdsgroep moet de werkgever de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag voordragen. Dit beginsel geldt niet als hierover in een cao regels zijn opgenomen. In dat geval gelden de cao-afspraken. ​ Bij het afspiegelingsbeginsel worden medewerkers met vergelijkbare (‘uitwisselbare’) functies ingedeeld in leeftijdsgroepen. Binnen elke leeftijdsgroep wordt bekeken wie het laatst is aangenomen. Deze medewerkers komen als eerste in aanmerking voor ontslag. De leeftijdsgroepen zijn als volgt ingedeeld: 15 tot 25 jaar; 25 tot 35 jaar; 35 tot 45 jaar; 45 tot 55 jaar; 55 jaar en ouder.

Herplaatsing
Als in de nieuwe organisatiestructuur sprake is van nieuwe functies die niet uitwisselbaar zijn met functies zoals die voorkwamen in de oude organisatiestructuur, moet een (her)plaatsingsprocedure plaatsvinden voordat duidelijk is van welke medewerkers afscheid genomen moet worden. In welke vorm deze procedure wordt gegoten, is afhankelijk van de concrete situatie. In ieder geval moet een plaatsingsplan worden opgesteld om tot invulling van de nieuwe functies te komen. In dit plaatsingsplan kunnen een of meer instrumenten worden gebruikt, zoals een belangstellings-registratie, een sollicitatieprocedure of een assessment. Uiteraard bevat het plaatsingsplan een duidelijk tijdsplan, waarin bijvoorbeeld wordt aangegeven wanneer de belangstellingsregistratie plaatsvindt en hoeveel tijd medewerkers hebben om op interne vacatures te reageren.

Het is gebruikelijk om bij de herplaatsingsprocedure alleen medewerkers te betrekken die in eerste instantie niet automatisch (kunnen) worden geplaatst. Vaak zijn deze medewerkers al boventallig verklaard en vallen onder het sociaal plan. Bovendien kan ervoor worden gekozen om in de sollicitatieprocedures iedere nieuwe functie in eerste instantie slechts open te stellen voor de medewerkers die boventallig zijn en aannemelijk als eerste in aanmerking komen voor deze functies.

Niet in alle gevallen is het nodig om een sollicitatieprocedure in te richten. In het sociaal plan kunnen voorwaarden zijn opgenomen over de herplaatsing in een andere functie. Zo kan geregeld zijn wanneer sprake is van een passende functie (een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van een werknemer), wat de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen zijn van plaatsing in een lager gewaardeerde functie en wat de consequenties zijn van weigering van een aangeboden passende functie.

Een opleidingsplan kan medewerkers die worden herplaatst in een nieuwe/passende functie in staat stellen de kwalificaties te verwerven die noodzakelijk zijn voor de beoogde functie.
De plaatsing in een nieuwe/passende functie wordt schriftelijk bevestigd aan de boventallige medewerkers. Hierbij wordt vermeld per wanneer de plaatsing ingaat en wat de arbeidsvoorwaardelijke gevolgen zijn van de plaatsing.

Het is raadzaam om medewerkers voor akkoord te laten tekenen. Met de plaatsing verliezen medewerkers de status van boventalligheid. Als de herplaatsing niet via een sollicitatieprocedure verloopt, is het aan te bevelen om de werknemer in de gelegenheid te stellen bezwaar te maken tegen de aangeboden functie.

Het is van het grootste belang om herplaatsingsprocedures zo transparant mogelijk vorm te geven. Wanneer dit niet zorgvuldig gebeurt, kan dit negatief uitpakken in de individuele ontslagprocedures. Bovendien kan het leiden tot onzekerheid en onrust bij de ‘blijvers’.

Ontslagprocedure
Na de herplaatsingsprocedure kan de definitieve ontslaglijst worden vastgesteld. Vervolgens wordt per werknemer een onderbouwing van het ontslag opgesteld (de individuele ontslagaanvraag). Aangetoond moet worden dat:

• de werknemer op basis van toepassing van het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komt en de betrokkene niet binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst. OF
• de functie van de werknemer in de nieuwe organisatiestructuur is komen te vervallen, deze functie niet uitwisselbaar is met functies die in de nieuwe organisatie voorkomen en de betrokkene niet binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst.

De ontslagaanzegging
Medewerkers worden over het voorgenomen ontslag geïnformeerd. De aanzegging vindt plaats in een gesprek, waarbij een aantal documenten wordt overhandigd, te weten:

• een kopie van de UWV ontslagaanvraag of een concept vaststellingsover-eenkomst;
• een kopie van het sociaal plan (indien van toepassing);
• een overzicht van de verdere procedure.

Communicatie naar medewerkers die als gevolg van de reorganisatie niet langer kunnen blijven, gebeurt uiteraard zeer zorgvuldig. Een reorganisatie gaat sowieso gepaard met emotie, maar meer nog dan de boodschap, worden medewerkers emotioneel over de manier waarop de mededelingen zijn gedaan en hoe de werkgever omgaat met de emoties van de werknemer. Het is daarom essentieel om zorgvuldig stil te staan bij zaken als:

• het tijdstip/moment van de aankondiging;
• wie de boodschap brengt;
• het zorgdragen voor een schriftelijke bevestiging van de mededeling en de wijze waarop deze wordt opgesteld;
• de bereikbaarheid van leidinggevenden en HR voor het beantwoorden van vragen;
• de effecten van de mededeling op de door de werknemer te verrichten werkzaam-heden (is de veiligheid in het geding?);
• gezondheidsaspecten; wat doet de mededeling met de (geestelijke) gezondheid van de werknemer? (Denk eraan om vooraf de Arboarts in te seinen).

Er zijn drie mogelijkheden om over te gaan tot beëindiging van het dienstverband, te weten:

• de UWV-procedure (opzegging met toestemming van het UWV);
• de procedure tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst door de kantonrechter;
• de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden.

Meestal wordt eerst een voorlopige ontslagaanvraag ingediend, ook wel deel A genoemd. In deel A staan alleen de administratieve gegevens van werkgever en werknemer. Daarbij wordt het UWV direct verzocht om een uitstel van 14 dagen. Dit geeft tijd om met medewerkers in gesprek te gaan.

Eén dag na indiening van de voorlopige ontslagaanvraag kan het aanzeggesprek plaatsvinden met de medewerkers van wie afscheid genomen moet worden. In dit gesprek kan een aanzet worden gedaan om er samen uit te komen door het dienstverband te beëindigen met behulp van een beëindigingsovereenkomst (ontslag met wederzijds goedvinden), ook wel vaststellingsovereenkomst genoemd.

De reden dat het aanzeggesprek pas een dag later plaatsvindt, is met name om te voorkomen dat de werknemer zich ziekmeldt.

Tijdens de bedenktijd van de werknemer en de tijd dat eventuele onderhandelingen plaatsvinden, kan de ontslagaanvraag verder worden aangevuld. Hiervoor moeten deel B en deel C worden ingevuld. Daarnaast is er ruimte om buiten de standaardformulieren om een uitgebreidere onderbouwing toe te voegen.

Meestal is het in belang van beide partijen om overeenstemming te bereiken over een regeling om afscheid van elkaar te nemen. Als dit gebeurt, kan de ontslagaanvraag worden ingetrokken. Hiermee kan eventueel gewacht worden tot het moment dat de twee weken bedenktermijn voor de werknemer is verstreken na het tekenen van de vaststellingsovereenkomst.

Als de onderhandelingen niet leiden tot het tekenen van een vaststellingsovereenkomst, gaat de ontslagaanvraag door. Nadat het UWV heeft aangegeven dat de ontslagaanvraag compleet is, krijgt de werknemer twee weken de tijd om verweer te voeren. In sommige gevallen volgt er nog een tweede schriftelijke ronde.

Het UWV beoordeelt volgens een vast toetsingskader of er bedrijfseconomische omstandigheden zijn die leiden tot het vervallen van arbeidsplaatsen (is een reorganisatie noodzakelijk?) en of er voldoende inspanning zijn verricht met betrekking tot de mogelijke herplaatsing van medewerkers.

Als het UWV toestemming verleend, kan de arbeidsovereenkomst worden opgezegd met inachtneming van de opzegtermijn minus de doorlooptijd van de procedure bij UWV, waarbij er tenminste één maand resteert.

Als het UWV geen ontslagvergunning afgeeft, kan de arbeidsovereenkomst niet worden opgezegd en blijft de werknemer dus in dienst. Eventueel kan dan nog worden overwogen om via de kantonrechter toestemming te vragen om de werknemer alsnog te ontslaan. Een dergelijk verzoek moet plaatsvinden binnen twee maanden na de beslissing op de ontslagaanvraag.

En nu?
Heeft u naar aanleiding van het voorgaande vragen en/of opmerkingen? Bestaan er binnen uw organisatie bedrijfseconomische redenen voor ontslag? Heeft u hulp nodig bij de voorbereidingen of de uitvoering van reorganisatietrajecten? Evident Human Capital ondersteunt u graag. Neem contact op en ontdek wat we voor u kunnen betekenen.